Hoe al je medewerkers, ook de non-desk, makkelijk en snel bereiken in tijden van het coronavirus?
De overheid heeft verregaande maatregelen genomen in een poging het coronavirus in te dammen. De gezondheid van iedereen staat voorop en terecht. Voor veel bedrijven is het echter alle hens aan dek. Een gedegen crisismanagement dat ondersteund wordt door een efficiënte, interne communicatie is daarbij van groot belang. Waar kantoorpersoneel vaak kan thuiswerken, is dat voor veel non-desk, of deskless werkers, niet het geval. Hoe kun je hen snel en doelgericht informeren of instructies geven?
Met een volledige lock-down in zicht moet je je afvragen hoe je de interne communicatie organiseert. Daarnaast wil je dat medewerkers die verplicht thuis zitten toch voeling houden met het bedrijf en dat de ingrijpende maatregelen die voortdurend veranderen door hen goed gelezen worden. Dit vraagt om goede digitale communicatie.
Crisis vraagt om digitale communicatie
Nu het coronavirus zich in rap tempo aan het verspreiden is door vele landen in Europa, is veilige digitale communicatie dus essentieel. Maar hoe kunnen retailers, horeca bedrijven, logistieke en productiebedrijven enz.. hun medewerkers goed blijven informeren?
Hoe communiceer je de nieuwe maatregelen die specifiek van toepassing worden binnen het bedrijf of in de relatie met klanten? Er zijn bijvoorbeeld strengere hygiëne regels voor het personeel, of jouw bezorgdienst moet nu ‘contactloos’ leveren. Maar denk ook aan horecazaken die moeten sluiten en winkelketens die zelf sluiten of werktijdverkorting invoeren. Hoe houden zij dan toch nog contact met de medewerkers? Hoe ziet de interne communicatie van productiebedrijven eruit waarvan er geruchten rondgaan dat ze de productie zouden stoppen? Hoe reageer je bijvoorbeeld op vragen van medewerkers of de organisatie dit financieel nog wel aan kan? Vooral als de medewerkers niet over een zakelijk e-mail adres beschikken. Vele zaken waarbij communicatie van cruciale waarde is.
De vraag is of bedrijven voldoende voorbereid zijn om elkaar duidelijk te kunnen informeren, goede afspraken te maken en snel en eenvoudig informatie te delen. Hiervoor is goede digitale communicatie naar en tussen het personeel heel belangrijk. Daar heb je een adequate interne communicatie tool voor nodig.
Onduidelijkheid wegnemen bij deskless werkers
Bedrijven met veel deskless werkers zijn gebaat bij software die een veilige en snelle communicatie mogelijk maakt. De zich snel opeenvolgende ontwikkelingen rondom het coronavirus maken het van groot belang om medewerkers daarvan tijdig op de hoogte te brengen, ook om onduidelijkheid en ongerustheid weg te nemen. Werknemers moeten direct weten waar zij aan toe zijn.
Speakap verbetert interne communicatie
Speakap is een tool die medewerkers samenbrengt. Daarbij maakt het niet uit of zij in het bedrijf, thuis of buiten de deur werken. Speakap is dan ook de uitgelezen software voor veilige interne communicatie met alle medewerkers, waar ze dan ook zijn. Een smartphone is voldoende. Het kan in alle lagen van een organisatie worden ingezet. Bottom-up wanneer medewerkers met prangende vragen zitten over het virus en de gevolgen voor de werkzaamheden of top-down wanneer de directie met instructies komt voor het personeel. Daarmee is deze tool ook een belangrijk instrument tijdens crisismanagement. Het maakt het voor leidinggevenden mogelijk om werknemers snel en eenvoudig van de meest actuele informatie te kunnen voorzien en hun vragen te kunnen beantwoorden.
Sociale media voor bedrijven
Ook voor de onderlinge communicatie is Speakap een handig instrument. De applicatie is eenvoudig te gebruiken en lijkt in veel opzichten op Facebook en WhatsApp. Zo beschikken de gebruikers over een tijdlijn waarop ze updates kunnen plaatsen. Daarnaast kunnen ze met elkaar communiceren in groep- en privéchats. Ook kun je aparte tijdslijnen creëren voor bijvoorbeeld een team of afdeling en kun je in een veilige omgeving documenten delen en verzenden. Deze tool is AVG/GDPR compliant en snel te implementeren, indien gewenst in de eigen brand. Bovendien werkt het ook uitstekend samen met andere applicaties.
Meer informatie over Speakap?