Referentiecase / Atelier Souffriau

Groeiende organisaties hebben nood aan snelle interne communicatie

In twee jaar tijd groeide Atelier Souffriau van 9 naar 30 vestigingen. Die snelle groei maakte de nood aan een betere interne communicatie prangend. Het voedingsbedrijf koos voor Speakap en versterkte zo de medewerker betrokkenheid en de focus op kwaliteit.

Medewerkers zijn ambassadeurs

“Onze belangrijkste troef zijn onze medewerkers, die onze ambassadeurs zijn”, zegt manager Jonas Souffriau. “Zij maken onze missie waar: een beenhouwerij in een supermarkt met de service en het ambachtelijke assortiment die doet denken aan de dorpsslager van vroeger. We willen een totaalbeleving aanbieden: mensen moeten de winkel buitenstappen met zin om lekker te eten en gezellig te koken. Om goede ambassadeurs te zijn, moeten de medewerkers goed geïnformeerd zijn: over de kwaliteit, het assortiment, de promoties enzovoort. En dat doen we sinds enkele maanden via Speakap.”

Groei maakt direct communiceren hard nodig

Hoe ging die communicatie dan vroeger? Die verliep via de chef-beenhouwers, die via mail informatie ontvingen van het hoofdkantoor en die moesten doorgeven aan hun team. Maar daarbij ging soms informatie verloren, of werd ze anders geïnterpreteerd. “Als je maar 10 vestigingen hebt, kun je die vanuit het hoofdkantoor nog allemaal in één dag bezoeken”, aldus Jonas Souffriau. “Met 30 vestigingen is dat onbegonnen werk. We moesten direct kunnen communiceren.”

Snel inzetbaar en eenvoudig

Atelier Souffriau viel voor de snelle inzetbaarheid en het gebruiksgemak van Speakap. “We zochten een oplossing die even makkelijk in gebruik is als Facebook”, benadrukt Jonas Souffriau. “En die verwachting lost Speakap helemaal in. Ook als beheerder is het eenvoudig om te gebruiken. De applicatie synchroniseert met onze HR-systemen, zodat de medewerkers altijd de informatie krijgen die voor hen relevant is.”

90% gebruikt de app

Voor Atelier Souffriau de medewerkers-app lanceerde, gebruikte een kleine groep medewerkers het al. “We wilden eerst de ondersteunende diensten en de regiomanagers overtuigen,” zegt Jonas Souffriau, “want zij moesten het goede voorbeeld geven en de app zelf actief gebruiken. Toen dat goed liep, prikten we een lanceringsdatum. Alle medewerkers kregen een pakket thuisgestuurd met wat lekkers en uitleg over de app. En al snel na de lancering gebruikte 85 tot 90% van de medewerkers de app.”

Trots op het werk

Hoe verklaart Jonas Souffriau dat succes? “De ondersteunende diensten en de regiomanagers gebruiken de app voor ál hun communicatie. Zo voelt iedereen de nood om die zelf actief te gebruiken. En onze medewerkers zijn trots op hun werk en delen graag foto’s. Ze kijken ook graag hoe het eraan toegaat in andere winkels.”

Focus op kwaliteit

Een ondersteunende dienst die de app heel actief gebruikt, is de dienst kwaliteit. Verantwoordelijke Stef Bracke: “Wanneer ik in winkels rondga met mijn checklist, neem ik overal foto’s van. Bijvoorbeeld: draagt iedereen zijn uniform zoals het moet, is al het materiaal proper en opgeruimd? En die deel ik dan samen met mijn overzicht van pluspunten en verbeterpunten in de groep van de winkel. Zo krijgt iedereen dezelfde boodschap mee over kwaliteitszorg. En als ik een volgende keer langskom, kan ik ook makkelijk vergelijken met de foto’s van de vorige keer. Dat helpt me bij mijn werk, en de winkels bij het bewaken van de kwaliteit.” “Over sommige aandachtspunten post ik wel eens iets in de algemene groep voor alle medewerkers. Dat brengt gesprekken over kwaliteit op de werkvloer op gang. Onze dienst is streng maar rechtvaardig, en we willen mensen vooral motiveren. Ik vergelijk kwaliteitszorg graag met hoe het er thuis aan toegaat. Na een maaltijd zet je toch ook het vuile servies in de vaatwasser?”

Wie is wie?

“Tot slot vind ik de app ook heel handig om altijd de meest actuele informatie terug te vinden over wie de chef is in welke winkel”, zegt Stef Bracke. “Heel nuttig in een snel groeiende organisatie als de onze.” Ook voor nieuwe medewerkers is dat handig. “Onlangs startte er in mijn team een nieuwe medewerker en door een berichtje op de app te plaatsen was iedereen meteen op de hoogte en is hij niet helemaal nieuw meer wanneer hij de eerste keer in een winkel komt.”

Meer contact tussen de winkels

Wat merken ze nu van die andere manier van intern communiceren? “Ik voel dat de betrokkenheid groter is”, zegt Jonas Souffriau. “De teams hebben altijd al een sterk groepsgevoel gehad, maar ze wisten vaak niet veel van de andere winkels. Doordat iedereen nu zelf communiceert over hoe het er in hun winkel aan toegaat, is er makkelijker contact tussen winkels. Dat helpt ook wanneer er bijvoorbeeld eens iemand moet gaan inspringen voor een zieke collega.”

Top voor dringende berichten

Een medewerkers-app zorgt er ook voor dat je medewerkers snel kunt bereiken bij dringende situaties. En dat kan cruciaal zijn, merkte Atelier Souffriau recentelijk. “Toen wij onlangs te horen kregen dat een medewerker een poging tot telefoonfraude had meegemaakt in een winkel, schoten we meteen in actie. Via een nieuwsbericht lichtten we snel iedereen in over wat er gebeurd was, en hoe ze in zo’n situatie moeten reageren. En daardoor konden we oplichting voorkomen.”

CEO fan

Er is de laatste jaren veel veranderd bij Atelier Souffriau, maar toch blijft dat behapbaar, mede dankzij een directe communicatie hierover via de app, besluit Jonas. “Ook mijn vader, onze CEO, is fan. Hij vindt het heel fijn dat hij nu iedereen direct kan bereiken.”

Wil je meer weten of Speakap eens in werking zien?