De hoge werkdruk in de zorg heeft een alarmerend hoog verzuim en verloop tot gevolg. Laatst las ik dat bijna een op de vijf zorgmedewerkers het binnen twee jaar voor gezien houdt bij zijn werkgever. De jonge generatie trekt vaak nog sneller hun conclusie. Het lijkt dweilen met de kraan open. De oplossing begint bij een goede onboarding. Dat verbetert de retentie met meer dan 80 procent. Want u moet niet alleen medewerkers vinden, maar ze vooral ook weten te binden.
De personeelskrapte in de zorg leidt tot een hoge werkdruk en dat weer tot meer verzuim en verloop. Meer dan acht procent van de zorgmedewerkers koos in 2017 zelfs voor een andere branche. Zorgorganisaties willen graag snel geschikte mensen vinden. Dat is belangrijk, maar mogelijk nog belangrijker is het behouden van bestaande en nieuw aangeworven medewerkers. Onderzoek toont aan dat mensen binnen de eerste zes maanden na hun indiensttreding besluiten wel of niet langer te blijven werken bij hun nieuwe werkgever. Die maanden zijn dan ook cruciaal.
Snellere, sterkere binding
Het goede nieuws is dat er veel jonge starters zijn. Maar doordat hun verwachtingen en de realiteit niet op elkaar aansluiten, haken ze vaak snel af. Effectief onboarden verkleint de overgang tussen leren en werken en bereidt nieuwe medewerkers voor op de praktijk. Een goede onboarding helpt niet alleen jonge mensen goed in te werken en te behouden, maar het zorgt ervoor dat álle nieuwe medewerkers zich sneller en sterker verbonden voelen met de organisatie. Daarnaast neemt het een deel van het werk van bestaande zorgmedewerkers uit handen: het inwerken kost minder tijd.
Ondersteunen werving
Diverse zorgorganisaties zetten daarom een onboarding app in. Met een onboarding app kan het bindingsproces al in de pre-hiringfase beginnen, nog voor er sprake is van een contract. Stel, uw zorgorganisatie staat op een banenbeurs. In plaats van potentiële kandidaten een statische folder mee te geven, biedt u ze toegang tot uw onboarding app. Aan de hand van bijvoorbeeld video’s of games maakt u ze enthousiast over uw organisatie: wie u bent, waar u voor staat, wat u zoekt… Door de app aan familie en vrienden te laten zien, kunnen de kandidaten hun enthousiasme eenvoudig delen.
Warm welkom in de zorg
De binding gaat verder in de pre-boardingfase, tussen de contractondertekening en de eerste dag. Via de app krijgen uw nieuwe medewerkers allerlei praktische informatie. Hoe ziet hun eerste dag eruit? Waar kunnen ze lunchen? Waar laten ze hun fiets of auto? Ze kunnen vast kennismaken met hun collega’s en afdeling en een grappige quiz doen om de ‘dresscode’ te leren kennen. Bijvoorbeeld welke schoenen of sieraden ze mogen dragen met het oog op de veiligheid en hygiëne.
Een mooi voorbeeld van een warm welkom is de persoonlijke videoboodschap van de bestuursvoorzitter op de onboarding app van een groot academisch ziekenhuis. Nieuwe medewerkers kunnen ook via een videofilmpje ‘meelopen’ door het ziekenhuis om hun nieuwe werkomgeving te verkennen. Het helpt allemaal om met een goed gevoel naar de eerste dag toe te leven.
Snelle feedback
De eerste werkdag wordt meestal gefaciliteerd door de HR-afdeling. Daarna is het de bedoeling dat de leidinggevende van de nieuwe medewerker het onboarden overneemt. Zijn of haar rol is cruciaal bij het inwerken. Maar de ene manager is daar beter in dan de andere en de eerste terugkomdag is meestal pas na een week of zes. Wat gebeurt er in de tussentijd?
Met een onboarding app kunt u al na een paar weken informeren hoe het gaat. Hoe hebben je collega’s je ontvangen? Heb je een goede klik met je manager? Zijn er problemen, dan speelt u daar direct op in om te voorkomen dat nieuwe medewerkers afhaken. Ook tijdens het offboarden levert de app trouwens waardevolle informatie op. U kunt vragen naar de persoonlijke ervaringen van vertrekkende medewerkers. Wat kon er beter? Zo ontdekt u belangrijke leerpunten die in een face-to-facegesprek waarschijnlijk onuitgesproken zouden blijven.
Hoge funfactor
Een onboarding app ondersteunt het opbouwen van een relatie met nieuwe zorgmedewerkers op een manier die aansluit bij hun belevingswereld. Op hun eigen tempo maken ze kennis met hun nieuwe werkgever, collega’s en werk. Ze worden niet overspoeld met informatie op de eerste werkdag of introductiedag, maar krijgen die gedoseerd aangeboden als dat nodig is op hun smartphone, tablet of pc. De interactieve manier waarop dit gebeurt ‒ via quizjes, video’s, augmented reality, virtual reality ‒ heeft bovendien een hoge ‘fun factor’.
Ook bij fusie of verhuizing
Ook voor het versterken van de band met bestaande zorgmedewerkers is een onboarding app effectief. Dan hebben we het over reboarding. De app kan bijvoorbeeld het uitdragen van uw nieuwe organisatiecultuur ondersteunen na een fusie of medewerkers wegwijs maken op een nieuwe locatie. Zo konden de 3.500 medewerkers van een grote zorginstelling hun nieuwe onderkomen via augmented reality ontdekken. Door met hun smartphones of tablets de tags in verschillende ruimtes te scannen kregen ze daar informatie over. Welke afdeling is dit? Wat gebeurt er?
Deel van de oplossing
Natuurlijk is een onboarding app alleen niet voldoende om het verloop in uw zorgorganisatie aan te pakken. Het is een deel van de oplossing. Ook een goede visie en een goed beleid ten aanzien van nieuwe medewerkers zijn cruciaal. Wat willen we? Hoe gaan we dat bereiken? Daarnaast is het zaak de verwachtingen van nieuwe mensen en de realiteit op elkaar af te stemmen. Maar feit is dat een onboarding app op belangrijke momenten, nog vóór een medewerker start, helpt om de relatie met de organisatie te versterken. En dat scheelt u heel wat dweilwerk.
Meer weten over onboarding in de zorg? Neem contact op met Frank de Coster: +32 (0)472 12 99 94, frank.de.coster@workforce-it.com