In het eerste deel van de blogserie ‘Waarom WhatsApp niet geschikt is voor zakelijk gebruik’ hebben we het over veiligheid en privacy gehad. In dit tweede deel gaan we in op de vijf functionele nadelen van een zakelijke inzet van de berichtenservice.
- Onvoldoende controle over indeling groepen
Bedrijven hebben geen controle over of invloed op wie in welke WhatsApp-groepen zit. Werknemers zetten meestal zelf WhatsApp-groepen op. Daarvoor kunnen mensen buiten het bedrijf onopgemerkt worden uitgenodigd. Daarnaast werken bedrijven vaak samen met externe partijen, zoals freelancers, partners en leveranciers. Zij worden vaak ook uitgenodigd voor interne WhatsApp-groepen. Vaak wordt echter vergeten om deze externe personen na het voltooien van een project uit de groepen te verwijderen. Dit gebeurt ook bij werknemers die een bedrijf verlaten. Dat kan vooral nadelen geven als ex-werknemers en werkgevers met problemen uit elkaar zijn gegaan.
- Vermenging van privé en zakelijk
Vooral bij WhatsApp-gebruikers zonder zakelijke mobiele telefoon bestaat het risico dat privé- en bedrijfsinformatie door elkaar lopen. Veel gebruikers zijn lid van groepen met vrienden of familie, maar ze maken ook deel uit van groepen collega’s. Maar soms zijn collega’s ook vrienden, waardoor al snel een vermenging van privé en zakelijk ontstaat. Welke groep is bijvoorbeeld geschikt voor de coördinatie van een zakelijk project? En welke voor een niet-zakelijk sportevenement dat een medewerker wil bijwonen met vrienden en collega’s (die dan als vrienden tellen)? Zo kan gevoelige bedrijfsinformatie snel in verkeerde handen terechtkomen. - Verschillende communicatiekanalen
Door de grote behoefte aan een communicatieoplossing en het ontbreken van een standaard daarvoor, gebruiken verschillende groepen medewerkers naast WhatsApp ook andere oplossingen. De verkoopafdeling gebruikt bijvoorbeeld Sales Chatter van Salesforce, de marketingafdeling communiceert via Skype en de communicatie-afdeling via Yammer. Elke groep vormt zo zijn eigen netwerk. Dit belemmert de synergie en uitwisseling van inspiratie tussen groepen, terwijl de communicatie tussen afdelingen via verschillende, ongestructureerde kanalen loopt. Daar komt een gebrek aan transparantie bovenop. Het management weet niet wie in welke groep zit, wie verantwoordelijk is voor welke groep en wie wordt toegevoegd aan welke groep. Er ontstaat een oncontroleerbare dynamiek.
- Niet uit te schakelen
Het is onvermijdelijk dat medewerkers ook buiten werktijd berichten van zakelijke WhatsApp-groepen blijven ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan groepen van mensen die in ploegendiensten werken. Hoewel het mogelijk is een chat op ‘mute’ te zetten, komen er nog steeds meldingen van berichten binnen ‒ ze zien die sowieso als ze een privébericht openen. Doordat werknemers zakelijke berichten niet kunnen uitschakelen en buiten werktijd toch met werk bezig zijn, kunnen ze last van stress krijgen.
- Onoverzichtelijkheid werkt frustrerend
Een ander nadeel van het gebruik van WhatsApp is de onoverzichtelijkheid, zowel binnen groepen als wat betreft het aantal verschillende groepen per gebruiker. Het is verleidelijk om voor elk onderwerp een nieuwe WhatsApp-groep te maken, op het werk en privé. Over het risico van de vermenging van privé- en zakelijke informatie hebben we het bij punt 2 gehad. Maar daarnaast is de kans groot dat er binnen een WhatsApp-groep over verschillende thema’s wordt gecommuniceerd. De overdosis informatie die zo ontstaat, leidt tot onoverzichtelijkheid. Dat kan frustraties opleveren bij het zoeken naar een bepaald bericht of een gedeeld document.
Conclusie
Doordat werknemers privé veel gebruikmaken van WhatsApp, willen ze ook in hun werk over dit soort diensten beschikken. Hoe beantwoordt u aan die toenemende behoefte?
U kunt beleidsregels implementeren voor het zakelijke gebruik van persoonlijke berichtenapps en sociale media. Bijvoorbeeld of het is toegestaan om een WhatsApp-groep met alle teamleden te maken om openstaande diensten te vullen of diensten te ruilen. Maar hoe controleert u dan of alle werknemers zich aan deze richtlijnen houden? En wat moet er allemaal geregeld worden? Het ontwikkelen en naleven van dit soort regels vergt een enorme inspanning. U moet goed overwegen of die inspanning wel de moeite waard is ‒ kunnen uw werknemers zonder bedenkingen en efficiënt gebruikmaken van de berichtendienst?
Geef uw medewerkers dus een beter alternatief. Platformen zoals Speakap, speciaal ontwikkeld voor interne zakelijke communicatie, bieden een oplossing met veel meer voordelen dan alleen een berichtfunctie.
