Tien tips voor een snelle adoptie door uw medewerkers

U wilt de interne communicatie verbeteren en denkt hiervoor aan de introductie van een intern communicatieplatform. Een goede keuze, want de voordelen zijn legio. Kijk maar eens naar een tool als Speakap. Ook medewerkers waarderen de investering in moderne communicatiemiddelen. Maar hoe zorgt u ervoor dat ze de nieuwe tool snel omarmen en blijvend in gebruik nemen? We geven u graag 10 tips met bewezen resultaat. Onze 80% adoptiegraad komt immers niet uit de lucht vallen.

1. Ga voor één digitaal communicatiekanaal
Mensen zijn gewoontedieren. Faseer oude communicatiekanalen zoals interne Facebookgroepen, WhatsAppgroepen of Messengerkanalen langzaam maar zeker uit. Zoals we inmiddels allemaal wel weten zijn deze kanalen niet geschikt voor veilig zakelijk gebruik. Natuurlijk kunt u een tool als Speakap wel combineren met analoge kanalen zoals een nieuwsbrief of prikbord.

2. Maak relevante groepen
Hoe relevanter berichten zijn, hoe beter ze worden gelezen. Maak daarom groepen op basis van uw bedrijfsstructuur, projecten en interesses. Denk bij het creëren van de groepen vanuit de communicatielijnen. Met Speakap kun je deze zelfs geheel opbouwen vanuit uw organigram om zo de informatie voor elke afdeling, functie, locatie of projectgroep relevant te houden. In kleine groepen voelen mensen zich veiliger en zullen ze sneller dingen delen.

3. Geef het goede voorbeeld
Stel een team van ambassadeurs samen uit alle lagen van de organisatie en vraag ze regelmatig berichten te posten. Het ambassadeurschap mag niet als extra werk worden gezien. Laat medewerkers dus ‘vrijwillig’ kiezen om ambassadeur te worden. Leg ze ook duidelijk uit wat u van ze verwacht. Natuurlijk heeft u zelf als initiatiefnemer eveneens een belangrijke voorbeeldrol. En dat geldt al helemaal voor het management en de directeur.

4. Creëer positieve ‘vibes’
Maak het een platform waar mensen graag terugkomen, met goed nieuws, leuke weetjes en complimenten. Stimuleer ook zelf een positieve sfeer met likes en leuke comments. Neerbuigende opmerkingen of denigrerende kritiek kunt u het beste snel counteren of in het slechtste geval verwijderen. Pas wel op dat er ongewild een censuurcultuur ontstaat die juist ontmoedigend werkt.

5. Benut de generatiekloof
Draai de klassieke rollen eens om: laat jonge medewerkers fungeren als coaches voor hun oudere collega’s. Of vraag ze maandelijks te posten wat hun drie favoriete apps zijn en waarom. Een leuk idee is ook om maandelijks een foto ‘uit de oude doos’ te publiceren met de vraag aan de oudere generatie om die toe te lichten.

6. Zorg voor continuïteit
Maak een jaarkalender: welke berichten wanneer moeten worden gepost. Zorg daarbij voor voldoende variatie in vorm (tekst, video, afbeeldingen) en inhoud (informatief, wervend, serieus, speels, …). Het is wel verstandig de werklast te verdelen over verschillende personen. Begin ook op tijd en kijk elke maand of het nodig is om uw contentplan bij te sturen.

7. Lok communicatie uit
Betrek medewerkers door vragen te stellen en spreek ze persoonlijk aan door ze te ‘taggen’ in berichten. Post bijvoorbeeld niet “Alweer een mooie prestatie bij klant X”, maar “Alweer een mooie prestatie. Klant X megatevreden. @Mark: wat maakte deze prestatie eigenlijk zo bijzonder?“

8. Let’s play!
Bouw spelfactoren in, zet minicompetities op, maak zoekopdrachten, … gamificatie werkt altijd, zelfs zonder mooie prijzen. Vergeet daarbij het hogere doel niet. Een spel kan leuk zijn, maar het moet natuurlijk ergens toe leiden. En zet zeker de winnaar(s) in het zonnetje. Een ‘selfie mania’ doet het ook altijd goed: vraag iedereen een leuke selfie te delen. Succes gegarandeerd! Door een poster van alle selfies te maken, kunt u bovendien een tool als Speakap offline onder de aandacht brengen. Een ander idee is een kettingbericht: een medewerker stelt zich voor aan de hand van drie vragen en kiest vervolgens een collega om hetzelfde te doen. Of zet een soort ‘ice bucket challenge’ in gang.

9. Laat beelden spreken
Duidelijke profielfoto’s zijn uiteraard een ‘must’. Zeker voor nieuwkomers is het handig als ze meteen gezichten aan namen kunnen linken. Geen huisdieren of kinderen dus en glimlachen mag! Een goed beeld is sowieso vaak krachtiger dan woorden. Stimuleer medewerkers om foto’s te delen, bijvoorbeeld van blije klanten, een nieuw gestart projectteam, of iets speciaals wat de medewerker tijdens zijn werk heeft meegemaakt. Ga altijd voor foto’s van goede kwaliteit en publiceer geen individuele foto’s van mensen zonder hun toestemming.

10. Bied een podium aan ‘onbekend talent’
Wie weet zitten er in uw organisatie wel (top)sporters, muzikanten of andere artiesten die hun collega’s veel te vertellen hebben of ze willen uitnodigen voor hun volgende wedstrijd of optreden. Bied ze met Speakap een podium om hun talenten met iedereen te delen. Het maakt uw bedrijf er alleen maar leuker op.

Inspiratie gekregen? Uiteraard zijn er nog meer tips om een goede start te maken met een intern communicatiesysteem en medewerkers enthousiast te maken. Pak je het goed aan en kies je de juiste tool dan kan het zelfs leiden tot meer tevredenheid, motivatie, productiviteit en loyaliteit onder de medewerkers en daarmee een beter bedrijfsresultaat.

Meer weten of een vrijblijvende demo van Speakap ontvangen?

Tags:

Recent Posts