WorkforceIT Workforce Management

REFERENTIECASE

DTZC

DE TWENTSE ZORGCENTRA

STAPT OVER OP TEAMROOSTEREN

Bij De Twentse Zorgcentra kunnen de zorgteams tegenwoordig zelf hun roosters samenstellen. Ieder team kan met behulp van een budgettool en een planningssysteem de eigen planning vormgeven en daarbij optimaal rekening houden met de behoeftes van de cliënten in de groep.

VOORHEEN CENTRALE PLANNING

Twentse Zorgcentra is de grootste aanbieder in Twente van zorg- en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking. Met 150 groepen op 45 locaties bieden 2400 medewerkers en ruim 600 vrijwilligers zorg aan meer dan 1900 cliënten.

Tot voor kort werden roosters gemaakt door teamleiders, die meerdere teams onder zich hadden. Op basis van een begroting werd een rooster opgesteld voor het gehele jaar. Er werd geen rekening gehouden met mutaties in het jaar. De teamleider was verantwoordelijk voor het rooster en de financiën van het team.

DE UITDAGING

Tot voor kort werden roosters gemaakt door teamleiders. Op basis van een begroting werd een rooster opgesteld voor het gehele jaar, hierbij werd geen rekening gehouden met de zorgbehoeftes van de clienten of de mutaties in het jaar.

DE OPLOSSING

Zelfroosteren ofwel teamroosteren met SP-Expert, zelfservicemogelijkheden voor teamleiders en medewerkers.

 

DE VOORDELEN

  • In overleg met andere teams vaak zelf de beste oplossing vinden bij tijdelijke over- of ondercapaciteit.
  • Mogelijkheid om door middel van de budget-tool zelf een rooster voor een groep te bouwen waarbij rekening gehouden wordt met behoeftes van de cliënten, voorkeuren van de medewerkers, CAO en de arbeidstijdenwet (ATW).

DE UITDAGING

Tot voor kort werden roosters gemaakt door teamleiders. Op basis van een begroting werd een rooster opgesteld voor het gehele jaar, hierbij werd geen rekening gehouden met de zorgbehoeftes van de clienten of de mutaties in het jaar.

DE OPLOSSING

Zelfroosteren ofwel teamroosteren met SP-Expert, zelfservicemogelijkheden voor teamleiders en medewerkers..

DE VOORDELEN

  • In overleg met andere teams vaak zelf de beste oplossing vinden bij tijdelijke over- of ondercapaciteit.
  • Mogelijkheid om door middel van de budget-tool zelf een rooster voor een groep te bouwen waarbij rekening gehouden wordt met behoeftes van de cliënten, voorkeuren van de medewerkers, CAO en de arbeidstijdenwet (ATW).

DE NIEUWE AANPAK: TEAMROOSTEREN

In 2015 zijn De Twentse Zorgcentra gestart met zelforganiserende teams. De medewerkers uit het team bepalen samen met de cliënt en de verwanten wat het beste is voor de cliënt. Daarbij wordt bepaald wat op enig moment werkelijk nodig is aan ondersteuning van de cliënten. Ook is binnen de teams de meeste kennis aanwezig over de verschillende zorgverleners en hun sterke punten. De oorspronkelijke hiërarchische structuur – met een middenkader dat de planning maakt – is verdwenen. In plaats daarvan zijn er coaches die de teams ondersteunen bij hun planning en andere werkzaamheden. Budgetten, verantwoordelijkheden en bevoegdheden komen bij de teams te liggen.

TEAMROOSTEREN MET SP-EXPERT

De teams werken met de SP-Expert oplossing van WorkforceIT om hun roosters samen te stellen en te beheren. Ieder team heeft een eigen urenbudget op basis van de cliënten in de groep. Daarmee bepalen ze zelf – kijkend naar de behoeftes van de cliënten – op welke momenten meer inzet nodig is of wanneer een lichtere bezetting volstaat. Ook kunnen ze in overleg met andere teams vaak zelf de beste oplossing vinden bij tijdelijke over- of ondercapaciteit.

Met de informatie uit de budgettool kunnen de teams in het planningssysteem zelf een rooster voor de groep bouwen, waarbij automatisch rekening wordt gehouden met behoeftes van de cliënten, eigen voorkeuren van de medewerkers, maar ook met de afspraken in de CAO en de arbeidstijdenwet (ATW). Het systeem waarschuwt als er op bepaalde momenten een onder- of overbezetting dreigt. Ook wordt gecheckt of men binnen budget blijft en aanpassingen kunnen eenvoudig worden ingevoerd. Aan het eind van een periode levert het management informatiesysteem heldere rapportages via het teamportaal.

“Ieder team heeft een eigen urenbudget op basis van de cliënten in de groep. Daarmee bepalen ze zelf – kijkend naar de behoeftes van de cliënten – op welke momenten meer inzet nodig is of wanneer een lichtere bezetting volstaat. ”

Overigens was SP-Expert al gekozen voor de destijds gehanteerde centrale teamplanning, en is het systeem nu ingericht voor teamroosteren. Een mogelijk toekomstige stap naar het zogeheten zelfroosteren is ermee voorbereid.

MEER VERANTWOORDELIJKHEID EN ZELFSTURING BIJ DE ZORGTEAMS

Met het teamroosteren heeft Twentse Zorgcentra een mooie stap gezet om meer verantwoordelijkheid en zelfregie naar de zorgteams te brengen. Vanaf nu worden de werkzaamheden bepaald door de mensen die daar het meeste zicht op hebben, de zorgverleners zelf.

WORKFORCE MANAGEMENT EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.

WORKFORCE MANAGEMENTS EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management-oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.