WorkforceIT Workforce Management

REFERENTIECASE

DIAKONESSENHUIS

DIAKONESSENHUIS

EEN GOED SYSTEEM MAAKT NOG GEEN EFFICIËNTE PERSONEELSPLANNING

Een efficiënte personeelsplanning, flexibeler reageren op het aantal patiënten: Het Diakonessenhuis in Utrecht, Zeist en Doorn moet hier iedere dag zo goed mogelijk op inspringen. De organisatie stapte over naar SP-Expert: het brengt rust, de planning is helder.

PLANNINGSYSTEMATIEK VERBETEREN

Het Diakonessenhuis, een algemeen ziekenhuis dat zorg verleent in Utrecht, Zeist en Doorn, wil haar personeel niet alleen inplannen met een modern systeem, maar tegelijkertijd haar planningsystematiek verbeteren. “Alleen met een combinatie van deze twee kan efficiency bereikt worden”, aldus Thieu Römgens, hoofd ICT van het Diakonessenhuis.

Met circa 2500 medewerkers en de personeelskosten als de grootste kostenpost is het uiteraard van groot belang om efficiënt te plannen. “Wij denken dit ook goed te kunnen met de tool SP-Expert van WorkforceIT, maar het werkt niet als je alleen een nieuw systeem introduceert. Wij hebben het daarom aangepakt als een project, waarin we de planningsprocessen hebben meegenomen. Door ook deze te verbeteren en te laten ondersteunen door SP-Expert kunnen we een efficiencyslag maken,” zegt Thieu Römgens

DE UITDAGING

Het Diakonessenhuis wilde flexibeler kunnen reageren op het aantal patiënten. Hiermee het aantal personeel afstemmen op de daadwerkelijke bed bezetting.

DE OPLOSSING

SP-Expert met een workflow die zo is ingericht dat aanvragen door de leidinggevende geautoriseerd worden.

 

DE VOORDELEN

  • Planning is afgestemd op de behoefte van de organisatie.
  • Niet meer adhoc plannen.
  • Cyclisch roosteren en van daaruit verlonen door koppeling met HR systeem Beaufort en met het salarissysteem.

DE UITDAGING

Het Diakonessenhuis wilde flexibeler kunnen reageren op het aantal patiënten. Hiermee het aantal personeel afstemmen op de daadwerkelijke bed bezetting.

DE OPLOSSING

SP-Expert met een workflow die zo is ingericht dat aanvragen door de leidinggevende geautoriseerd worden.

DE VOORDELEN

  • Planning is afgestemd op de behoefte van de organisatie.
  • Niet meer adhoc plannen.
  • Cyclisch roosteren en van daaruit verlonen door koppeling met HR systeem Beaufort en met het salarissysteem.

KEUZE PLANNINGSSYSTEEM

“Als er iets niet goed gaat in de planning, wordt er snel gekeken naar een systeem. Maar daar gaat het eigenlijk niet zozeer om. Met een systeem met beperkte mogelijkheden kun je soms veel doen en met een supersysteem kun je van de planning nog steeds een puinhoop maken. Zoals gezegd is er dus ook iets nodig aan de kant van de planningssystematiek.” Enige tijd geleden is het Diakonessenhuis een selectietraject gestart voor de keuze van een passend planningssysteem. Diverse leveranciers zijn benaderd en het product SP-Expert is als beste uit de bus gekomen. “Vooral omdat we flexibeler op het aantal patiënten willen kunnen reageren en SP-Expert goed scoort op het gebied van capaciteitsplanning. Als er veel patiënten in het ziekenhuis zijn, willen we ook veel personeel hebben lopen,” aldus Thieu Römgens.
.

CYCLISCH ROOSTEREN

Het pakket wordt in zijn gehele breedte geïmplementeerd passend bij de (vernieuwde) planningsprocessen. Het cyclisch roosteren is bijvoorbeeld een verandering voor het Diakonessenhuis. Dat gaat niet vanzelf, diverse personen en bijvoorbeeld de HR afdeling zijn hierbij betrokken geweest. Het kost dan ook even tijd om het goed voor elkaar te krijgen, afdeling voor afdeling.

De takenplanning is als eerste ingezet bij de afdeling radiologie en vervolgens ook bij andere afdelingen. Medewerkers hebben met behulp van de Employee Self Service (ESS) nu zelf inzicht in het rooster en kunnen aanvragen doen. Cyclisch roosteren kan vooraf in SP-Expert gebracht worden en van daaruit wordt uiteindelijk verloond. Er is namelijk een koppeling met het HR systeem Beaufort en met het salarissysteem. En binnenkort kan met de capaciteitsplanning de hoeveelheid personeel ook echt afgestemd worden op de vraag.

“WorkforceIT heeft ons goed begeleid bij de start van de implementatie en goede adviezen gegeven.”

VOORDELEN

Thieu Römgens: “De voordelen zijn duidelijk: er is meer inzicht bij de medewerkers. SP-Expert ondersteunt bij onze precieze manier van werken. Aanvragen worden via een workflow in SP-Expert door de leidinggevende geautoriseerd. En er ontstaat rust en betrouwbaarheid. Je weet namelijk langer van tevoren hoe de diensten in elkaar steken en de planning is afgestemd op de behoefte van de organisatie. Niets meer adhoc, discussies zijn vooraf gevoerd en het is helder.”

“De aanvang van het project heeft even geduurd, maar WorkforceIT heeft ons goed begeleid bij de start van de implementatie en goede adviezen gegeven. Dit ‘meedenken met de klant’ is minstens zo belangrijk als de techniek. Het gaat om de combinatie tussen de processen, het systeem en de kennis en begeleiding van de softwareleverancier,” concludeert Thieu Römgens.

WORKFORCE MANAGEMENT EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.

WORKFORCE MANAGEMENTS EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management-oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.