WorkforceIT Workforce Management

REFERENTIECASE

OPENBARE BIBLIOTHEEK AMSTERDAM (OBA)

OBA

GEBRUIKT PERSONEELSPLANNING ALS INSTRUMENT VOOR VERANDERING

De Centrale Bibliotheek is 84 uur per week open, ontvangt dagelijks 5.000 bezoekers, 4,1 miljoen per jaar (is daarmee de meest bezochte culturele instelling in Amsterdam), met 27 filialen en 330 medewerkers. Ja, er valt wel wat te plannen bij de Openbare Bibliotheek Amsterdam. Op 7 juli 2007 opende de nieuwe Centrale Bibliotheek op het Oosterdokseiland haar deuren. Aanleiding voor een nieuwe aanpak van personeelsinzet en personeelsplanning. “De centrale vraag bij personeelsplanning is ‘wanneer werk ik niet?’.” Directeur Hans van Velzen vertelt.

BIJZONDERE INZET VAN MEDEWERKERS

“Het nieuwe systeem voor personeelsplanning, SP-Expert, hebben we in feite ingezet om de gewenste verandering te realiseren. Je wilt hoge kwaliteit leveren, ruime openingstijden, een divers cultureel aanbod…dat vraagt bijzondere inzet van je mensen. Anders dan zij gewend waren.” Hans van Velzen plaatst de invoering van hun nieuwe personeelsplanningssysteem in een breed perspectief van organisatieverandering en cultuuromslag. “Er werd wel geklaagd ‘we moeten ons aanpassen aan het systeem!’. Ik antwoordde dan ‘Nee. Het systeem leert ons om efficiënt te werken’.” En daar zit ook de belangrijkste winst: OBA heeft de openingstijden weten uit te breiden zonder extra personeel. De medewerkers zijn inmiddels gewend aan de nieuwe wijze van personeelsinzet. Sterker nog, ze willen er niet meer vanaf. Dat merk je als er soms wel eens iets moet worden aangepast. Van Velzen: “Ach ja…mensen zijn nooit zo voor veranderingen.”

DE UITDAGING

De meest bezochte culture instelling van Amsterdam heeft wel wat te plannen en vraagt een bijzondere inzet van haar mensen. Organisatieverandering en cultuuromslag zijn een uitdaging.

DE OPLOSSING

Invoering van SP-Expert vanwege flexibiliteit, efficiency, opschaalbaarheid, koppelingen met bijvoorbeeld het salarissysteem en de ziekteregistratie en integratie van CAO-afspraken.

 

DE VOORDELEN

  • Uitgebreide openingstijden zonder extra personeel in te zetten.
  • Het systeem helpt om met elkaar in gesprek te komen.
  • De juiste persoon met de benodigde competenties op de juiste plek.
  • OBA is klant- en servicegerichter geworden en kan bedrijfsmatiger werken.

DE UITDAGING

De meest bezochte culture instelling van Amsterdam heeft wel wat te plannen en vraagt een bijzondere inzet van haar mensen. Organisatieverandering en cultuuromslag zijn een uitdaging.

DE OPLOSSING

Invoering van SP-Expert vanwege flexibiliteit, efficiency, opschaalbaarheid, koppelingen met bijvoorbeeld het salarissysteem en de ziekteregistratie en integratie van CAO-afspraken.

DE VOORDELEN

  • Uitgebreide openingstijden zonder extra personeel in te zetten.
  • Het systeem helpt om met elkaar in gesprek te komen.
  • De juiste persoon met de benodigde competenties op de juiste plek.
  • OBA is klant- en servicegerichter geworden en kan bedrijfsmatiger werken.

NIEUW PLANNINGSSYSTEEM

Voor het opzetten en invoeren van een nieuw planningssysteem voor personeel is OBA op zoek gegaan naar een gedegen partner. “Ons programma van eisen is vooral vanuit de inhoud opgesteld. Pas later hebben we onze ICT-mensen erbij betrokken voor de technische kant”, vertelt Hans van Velzen. Flexibiliteit, efficiency, opschaalbaarheid, koppelingen met bijvoorbeeld het salarissysteem en de ziekteregistratie en integratie van CAO-afspraken vormden de voornaamste voorwaarden. De keuze is uiteindelijk gevallen op WorkforceIT. “Aantoonbare ervaring, faire prijs, vertrouwen in de relatie op langere termijn…er was een ‘klik’”, zo motiveert Van Velzen de keuze.

INVULLING VAN SP-EXPERT

Cruciaal punt is het moment waarop het programma van eisen daadwerkelijk moet worden vertaald in het systeem. Dan komt altijd weer het eigene van een organisatie naar voren. Ook bij de OBA had het even wat voeten in aarde om tot de gewenste invulling van SP-Expert te komen. Om vervolgens alle kinderziektes eruit te krijgen, zijn er eerst twee pilots opgestart, bij de Centrale Bibliotheek en in de regio Zuidoost met vier vestigingen. Vervolgens SP-Expert overal ingevoerd. De grootste verandering is dat uniforme openingstijden worden gehanteerd. Van Velzen: “Dit schept helderheid voor onze klanten en ook voor de medewerkers.”

“Aantoonbare ervaring, faire prijs, vertrouwen in de relatie op langere termijn… er was een ‘klik’ ”

SOCIAAL ASPECT

Het personeel inplannen, zoals de OBA nu doet, heeft een belangrijk sociaal aspect. Hans van Velzen noemt in dit verband de duidelijke afspraken die zijn gemaakt. “Het systeem helpt om met elkaar in gesprek te komen.” De basisroosters zijn voor het hele jaar vastgesteld, waarbij al rekening is gehouden met wensen van medewerkers en de afspraken en voorwaarden op organisatieniveau. De roosters met daarin de planning van de werkzaamheden zijn minimaal twee weken van tevoren bekend. De mogelijkheid om thuis je rooster te raadplegen én die van collega’s beschouwt Van Velzen ook als ‘sociaal’: “Een lunch- of dinerafspraak is dan al snel gemaakt.”

KLANT EN SERVICEGERICHT

Belangrijkste is dat de kwaliteit van werken is verbeterd. “We weten nu niet alleen dat er voldoende mensen aanwezig zijn, maar ook de benodigde competenties. We hebben het nieuwe planningssysteem zo weten in te voeren dat we klant- en servicegerichter zijn geworden en bedrijfsmatiger kunnen werken. Belangrijk in tijden van bezuinigen.” Hans van Velzen is tevreden, de OBA is klaar voor de toekomst.

WORKFORCE MANAGEMENT EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.

WORKFORCE MANAGEMENTS EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management-oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.