WorkforceIT Workforce Management

REFERENTIECASE

TRANSAVIA

TRANSAVIA

OPTIMALE PERSONEELSPLANNING MET SP-EXPERT

De Technische Dienst binnen Transavia zorgt ervoor dat de vliegtuigen technisch onderhouden worden en veilig gereed staan voor de volgende vlucht, tegen zo laag mogelijke kosten. Er moeten voor deze werkzaam-heden precies genoeg medewerkers klaarstaan. En dat ook nog eens 24 uur per dag en 365 dagen per jaar. Bovendien kent Transavia een hele grote piek in de zomer. Tel daarbij op dat er op verschillende locaties wordt gewerkt en er diverse CAO’s gelden en je begrijpt de noodzaak van het ‘intelligent’ kunnen plannen en forecasten.

NOODZAAK VOOR INTELLIGENT PLANNEN EN FORECASTEN

Het planningssysteem waarmee gewerkt werd, voldeed niet meer aan de eisen van vandaag. De Technische Dienst heeft daarom alle procedures goed onder de loep genomen en deze vertaald in een set aan requirements. Een lijst van software leveranciers werd aangeschreven en het selectietraject ging van start. Transavia koos uiteindelijk voor SP-Expert van WorkforceIT. John Ruiter, hoofd Planning bij de Technische Dienst van Transavia, vertelt over dit project.

DE UITDAGING

Transavia zocht een nieuwe maar vooral ook intelligente planningstool voor het inplannen van de medewerkers van de Technische Dienst.

DE OPLOSSING

De nieuwste versie van SP-Expert met gebruiksvriendelijk planboard waarop alle afdelingen en locaties inzichtelijk zijn.

 

DE VOORDELEN

  • Scherper en efficiënter plannen door de planners met mogelijkheden voor een juiste forecasting.
  • Alle eigen processen ondervangen en flexibiliteit in het rooster.
  • De medewerkers kunnen diensten ruilen, aanvragen en thuis de planning inzien.

DE UITDAGING

Transavia zocht een nieuwe maar vooral ook intelligente planningstool voor het inplannen van de medewerkers van de Technische Dienst.

DE OPLOSSING

De nieuwste versie van SP-Expert met gebruiksvriendelijk planboard waarop alle afdelingen en locaties inzichtelijk zijn.

DE VOORDELEN

  • Scherper en efficiënter plannen door de planners met mogelijkheden voor een juiste forecasting.
  • Alle eigen processen ondervangen en flexibiliteit in het rooster.
  • De medewerkers kunnen diensten ruilen, aanvragen en thuis de planning inzien.

AANLEIDING

John Ruiter: “Van oudsher werden onze circa 200 medewerkers gepland met een Manpower Planning Systeem. Dit kent echter een zeer beperkte CAO en andere afdelingen die te maken hadden met ploegendiensten maakten helemaal geen gebruik van een planningsysteem. Daarnaast was er een tekort aan intelligentie in het systeem. Met SP-Expert kunnen we nu écht plannen en vooruitkijken, terwijl we met het oude systeem alleen de roosters aan de medewerkers konden hangen en hun verlofkaart konden bijhouden”.

“Een van de requirements was dat het systeem ‘lean’ moet zijn; we willen de overbodige stukken in het proces weglaten. Zo ging een verlofaanvraag voorheen nog met een briefjessysteem via de interne post, gevolgd door mailtjes en telefoontjes. Nu gaat dit gewoon via een workflow, onderdeel van de Employee Self Service (ESS) module van SP-Expert. De communicatie verloopt sowieso een stuk ‘leaner’ via deze ESS. Medewerkers kunnen nu bijvoorbeeld zelf hun eigen diensten aanvragen via het systeem.”

VOORDELEN

En John Ruiter ziet meer voordelen: “De Sales & Servicedesk doet aan zelfroosteren. Zij hadden geen juiste tool ter beschikking en zijn in de pilotfase blijven hangen. Nu is het geformaliseerd in een systeem, wordt er gecontroleerd op alle normen die gelden en kunnen ze in de ESS aanvragen doen.”

“In het nieuwe systeem wilden we ook alle processen, die we buiten het oude systeem bedacht hebben, ondervangen. Dat is gelukt. SP-Expert is uiteindelijk uitgerold over een aantal afdelingen binnen Transavia die in ploegendienst werkt; de Technische Dienst, de Ticketbalie en het Operations Control Center. Met verschillende soorten inhuurkrachten, gedetacheerden vanuit het moederbedrijf KLM en subcontractors die onder een hele andere CAO vallen, dient het systeem natuurlijk flexibel genoeg te zijn voor aparte benaderingen”, aldus John Ruiter. Kortom: Transavia wilde implementeren vanuit de huidige systematiek, maar zeker ook zoeken naar een slimme tool, waarvan ze nog iets konden leren.

“Qua functionaliteit zijn onze planners en medewerkers erg tevreden; ze kunnen thuis inloggen en de planning inzien.”

RESULTAAT

Het project is binnen de gestelde termijn opgeleverd en heeft als resultaat dat er nu real-time gewerkt kan worden zonder lijstjes, zonder foutgevoeligheden en zonder ruis. Alle communicatie tussen medewerker, planner en uitvoerder gaat via één systeem. De beoordeling van de aanvragen vindt daarin plaats en kunnen direct in de planning verwerkt worden. Transavia kan daardoor bijvoorbeeld snel handelen bij een AOG (Aircraft On Ground). Een ander prettig resultaat is de aanwezigheid van alle toepasbare ATW- en CAO-regels in het systeem.John Ruiter: “Qua functionaliteit zijn onze planners en medewerkers erg tevreden; ze kunnen thuis inloggen en de planning inzien. Ik ging op vakantie toen SP-Expert ‘live’ ging in de zomer en was benieuwd wat de status en reacties zouden zijn op de dag dat ik terugkwam. Alles stond prima overeind en er was geen onrust rondom de planning en dat is zeker wat waard.”

SCHERPER EN NAAR WENS VAN MEDEWERKER PLANNEN

“Aan de kant van de planner is een stuk efficiëntie ontstaan; een handeling wordt gelijk verwerkt in alle systemen en aanvragen verlopen via een workflow. Daarnaast is alle informatie nu in het systeem beschikbaar en kunnen we in de toekomst scherper gaan plannen. Je kunt dan forecasten op basis van voorgaande informatie. Bovendien kunnen we met dit systeem ook meer naar de wens van de medewerker plannen, waarbij we evengoed onze optimale planning kunnen behalen. Wat wil je nog meer?”

WORKFORCE MANAGEMENT EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.

WORKFORCE MANAGEMENTS EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management-oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.