WorkforceIT Workforce Management

REFERENTIECASE

ROESSINGH

ROESSINGH

HAALT MET WFM SOFTWARE MAXIMALE UIT PERSONEELSPLANNING

Roessingh heeft samen met WorkforceIT het gebruik van de planningstool SP-Expert nieuw leven ingeblazen. Het revalidatiecentrum werkte al jaren naar tevredenheid met dit planningspakket, maar wilde het vooral meer en beter gaan benutten.

OPTIMALE PERSONEELSPLANNING

Roessingh is een topspecialistisch revalidatiecentrum in Enschede, dat gebruikmaakt van de modernste hulpmiddelen en nieuwste technieken. Roessingh heeft behandelprogramma’s voor allerlei diagnosegroepen, van licht tot zwaar, zichtbaar en onzichtbaar. Het doel is om de cliënt zo goed en zelfstandig mogelijk te laten functioneren. Caro van ’t Hoog (intern projectleider) en Hans Koopman (applicatiebeheerder SP-Expert) zijn aan het woord.

Caro: “SP-Expert wordt gebruikt voor de planning van onze verpleging. Het is van groot belang om het personeel zo optimaal mogelijk in te zetten, rekening houdend met de bezettingsvraag van de afdeling en de belasting van de medewerkers van de verpleging. De salarisadministratie hangt hieraan vast en we willen het salarissysteem graag voeden met de juiste informatie. SP-Expert biedt ons kengetallen om de productie-informatie van het personeel in kaart te brengen. Bovendien geeft het de verpleging inzicht en een werkagenda.”

DE UITDAGING

Revalidatiecentrum Roessingh wilde vooral het planningssysteem SP-Expert meer en beter benutten en het planningsproces en de praktijk optimaal ondersteunen.

DE OPLOSSING

Een recente versie van de software, nieuwe functiona-liteiten en de CAO- en ATW-regels zijn geïntegreerd.

 

DE VOORDELEN

  • Optimale ondersteuning van proces en praktijk.
  • Sluit goed aan bij bestaande systemen, zoals het salarissysteem en onze eigen jaarurenapplicatie.
  • Besparing in tijd op het gebied van administratie.
  • Informatie is actueler en sneller beschikbaar.

DE UITDAGING

Revalidatiecentrum Roessingh wilde vooral het planningssysteem SP-Expert meer en beter benutten en het planningsproces en de praktijk optimaal ondersteunen.

DE OPLOSSING

Een recente versie van de software, nieuwe functiona-liteiten en de CAO- en ATW-regels zijn geïntegreerd.

DE VOORDELEN

  • Optimale ondersteuning van proces en praktijk.
  • Sluit goed aan bij bestaande systemen, zoals het salarissysteem en onze eigen jaarurenapplicatie.
  • Besparing in tijd op het gebied van administratie.
  • Informatie is actueler en sneller beschikbaar.

REVITALISATIE

Vanuit de verpleging en de ICT-afdeling was een vernieuwde implementatie gewenst, omdat het systeem niet meer up-to-date was en gegevens moesten worden opgeschoond. Er was behoefte aan een verse start. Om deze redenen werd het project ‘Revitalisatie SP-Expert’ gestart. Roessingh beschikt nu over een recente versie van de software, nieuwe functionaliteiten en de CAO- en ATW-regels zijn geïntegreerd.

Caro: “We willen de verschillende mogelijkheden van de tool kennen en de werkwijze, zoals die binnen de verpleging plaatsvindt, daarin terug laten komen. Op die manier ondersteunt de tool het proces en de praktijk optimaal. Bovendien is het van belang dat het goed aansluit bij bestaande systemen, zoals het salarissysteem en onze eigen jaarurenapplicatie. Dat was dan ook een eis.”

“Alles is ingericht; de zogenaamde SP-Expert SmartClient met nieuwe functionaliteiten en een moderne look & feel. We hebben hierin heel veel zelf kunnen doen en dat heeft gezorgd voor kennisverbreding binnen onze organisatie”, vult Hans aan. “De CAO- en ATW-regels zijn door WorkforceIT ingericht. Daarnaast was er goede begeleiding vanuit WorkforceIT en een prettige samenwerking met de planners van de verpleging.”

HET PROJECT

Het eerste functioneel ontwerp is begin 2015 gemaakt onder regie van Caro van ’t Hoog en Joost Mens (projectleider vanuit WorkforceIT). Eind februari is er gestart met het inrichten en de cursussen. “Op 1 juni zijn we ‘live’ gegaan. Al met al iets later dan de planning, maar deze was op ons verzoek iets opgerekt”, aldus Caro. “Natuurlijk zijn er in een project leerzame punten. Deze hebben we netjes geëvalueerd. Ik had de rol van projectleider wel aangenomen, maar een deel daarvan werd door Hans opgepakt. De uitdaging was dat naast de projectorganisatie de bestaande organisatie gewoon doorgaat. Het is fijn als een leverancier begrijpt dat sommige beslissingen dan even kunnen duren. Hans is uiteindelijk de trekker geworden en heeft deze rol zeer goed ingevuld.”

“De CAO- en ATW-regels zijn door WorkforceIT ingericht. Daarnaast was er goede begeleiding vanuit WorkforceIT en een prettige samenwerking met de planners van de verpleging. ”

HET RESULTAAT

Hans geeft aan dat de medewerkers zelf nog niet veel van het nieuwe systeem merken. Dat zal in de toekomst met de Employee Self Service (ESS) module, die Roessingh te zijner tijd ook wil gaan inrichten, anders zijn. Met de ESS module is het namelijk mogelijk dat medewerkers interactief betrokken kunnen worden bij het rooster.

Hans: “Er is een koppeling gemaakt met ons eigen datawarehouse en van daaruit wordt de JUS-kaart gevuld. Dat is de grote meerwaarde. Ieder zijn eigen JUS-kaart. Het geeft onder andere inzicht in het saldo en de hoeveelheid op te nemen verlof. Daarnaast kunnen planners nu snel informatie uit SP-Expert naar voren halen, wat ook handig is wanneer er discussies ontstaan.

”De besparing die deze implementatie oplevert, vind je vooral terug in de uren: de secretaresse hoeft niet meer zoveel documenten bij te houden en de salarisadministratie ontvangt de juiste informatie in een overzichtelijk geheel. Daarnaast is de informatie actueler en sneller beschikbaar. Caro tot slot: “We hadden verwachtingen, ook wat betreft de inrichting van de software en al deze verwachtingen zijn waargemaakt. De bergtop is bereikt, we zijn in productie en tevreden.”

WORKFORCE MANAGEMENT EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.

WORKFORCE MANAGEMENTS EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management-oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.