WorkforceIT Workforce Management

REFERENTIECASE

GGZ ORGANISATIE

MAKKELIJKER PLANNEN VOOR BETERE ZORG MET SP-EXPERT

De juiste én voldoende mensen om cliënten de beste zorg te bieden: zorgorganisaties staan iedere dag opnieuw voor de opgave om medewerkers zo goed mogelijk in te plannen. Onlangs stapte een ggz-organisatie over op de nieuwste versie van SP-Expert met inzichtelijk planbord en employee self service.

PERSONEELSPLANNING EEN UITDAGING

Het tekort aan gekwalificeerde zorgmedewerkers speelt organisaties in heel Nederland parten, zo ook bij ggz-organisaties. Binnen deze organisaties werken vaak grote aantallen medewerkers die ambulant of in een klinische setting hulp bieden bij psychische problemen. Wij spraken met een senior planner van de betreffende ggz-organisatie. “Onder meer door een tekort aan verpleegkundigen is de personeelsplanning een uitdaging. De werkdruk en het ziekteverzuim zijn soms erg hoog. Dat zien we vooral in de klinische zorg.”

DE UITDAGING

GGZ-organisatie wil de personeelsplanning makkelijker en inzichtelijker maken en administratief werk wegnemen bij de planners.

DE OPLOSSING

De nieuwste versie van SP-Expert met gebruiksvriendelijk en overzichtelijk planbord en zelfservice mogelijkheden voor teamleiders en medewerkers.

DE VOORDELEN

  • De planners kunnen zich focussen op het planwerk en komen makkelijker tot een flexibele en optimale personeelsplanning.
  • De teamleiders maken zelf eenvoudig rapporten op voor meer inzicht en controle.
  • De medewerkers zijn blij met de mogelijkheid om bijvoorbeeld zelf uren bij te houden, vakantiedagen aan te vragen of wensen aan te geven via de app.

DE UITDAGING

GGZ-organisatie wil de personeelsplanning makkelijker en inzichtelijker maken en administratief werk wegnemen bij de planners.

DE OPLOSSING

De nieuwste versie van SP-Expert met gebruiksvriendelijk en overzichtelijk planbord en zelfservice mogelijkheden voor teamleiders en medewerkers.

DE VOORDELEN

  • De planners kunnen zich focussen op het planwerk en komen makkelijker tot een flexibele en optimale personeelsplanning.
  • De teamleiders maken zelf eenvoudig rapporten op voor meer inzicht en controle.
  • De medewerkers zijn blij met de mogelijkheid om bijvoorbeeld zelf uren bij te houden, vakantiedagen aan te vragen of wensen aan te geven via de app.

SNEL OPSCHALEN

Een effectieve personeelsplanning betekent zorgen voor een goede basisbezetting, maar ook snel kunnen opschalen bij patiënten met complexe of acute problematiek. Senior planner: “We werken onder meer met bereikbaarheidsdiensten en min-maxcontracten. Daarbij moeten we niet alleen rekening houden met de deskundigheid van medewerkers, maar ook met wettelijke regels voor het maximum aantal werkuren of het aantal keren dat specifieke patiënten moet worden bezocht. Dat maakt onze planning ingewikkeld.”

UPDATE PERSONEELSPLANNING

Een pakket als SP-Expert ondersteunt vele zorgorganisaties bij het roosteren van medewerkers. De software wordt vaak gekoppeld aan de HRM-software voor alle benodigde personeelsgegevens (van NAW-data tot afdelings-, functie- en contractinformatie) en wordt vervolgens gevoed met data uit de capaciteitsplanning.

BEZETTINGSPROBLEMEN DIRECT INZICHTELIJK

De nieuwe SP-Expert-versie vergemakkelijkt het roosteren van medewerkers met een gebruiksvriendelijk planbord. De planners kunnen nu vanuit één scherm werken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om verschillende diensten op één dag te bekijken, dienstcodes met de muis te verslepen en eenvoudig van de ene tijdsperiode naar de andere te scrollen. Het planbord geeft duidelijker inzicht in eventuele bezettingsproblemen en hoe ze die kunnen opvangen.

“Onze planners hoeven geen administratieve taken meer te doen, maar kunnen zich concentreren op hoe ze medewerkers optimaal inzetten. ”

ZELFSERVICE ONTLAST PLANNERS

Naast de planners werken nu ook de teamleiders met SP-Expert, zegt de projectmanager: “Ze kregen eerst rapportages van de planners, bijvoorbeeld van de overuren, vakantiedagen of het ziekteverzuim. Nu kunnen ze dit soort informatie zelf opvragen of roosters inzien.” Ook de medewerkers kunnen meer zelf doen. Via een gebruiksvriendelijke app op hun smartphone of tablet hebben ze altijd toegang tot de Employee Self Service. “In de oude situatie konden ze alleen via een computer hun rooster of persoonlijke gegevens bekijken. Met de app kunnen ze zelf hun overuren bijhouden, vakantiedagen aanvragen of hun aanwezigheidswensen doorgeven.”

De verantwoordelijkheden voor het controleren en registreren liggen zo waar ze horen, respectievelijk bij de teamleiders en medewerkers. “Behalve dat we een up-to-date oplossing voor personeelsplanning wilden, was dat ook een van de doelstellingen van de overstap. Onze planners hoeven geen administratieve taken meer te doen, maar kunnen zich concentreren op hoe ze medewerkers optimaal inzetten,” aldus de projectmanager.

WERKEN AAN DE TOEKOMST

De gebruikersadoptie is een punt van aandacht, benoemt de applicatiebeheerder: “De meeste gebruikers zijn enthousiast, maar sommigen hebben moeite met de overstap. Het is belangrijk dat onze planners meegaan met de ontwikkelingen, want het stopt hier niet. Ook de managers vallen uit gewoonte soms terug op de planners. Daar werken we aan.”

Deze ggz-organisatie wil het gebruik van SP-Expert verder uitbreiden. Zo is er behoefte aan een workflow voor het goedkeuren van verlofaanvragen. Ook wil de organisatie klinische medewerkers de mogelijkheid bieden om via de app diensten met elkaar te ruilen. “De tevredenheid van medewerkers is heel belangrijk, zeker gezien de krapte op de arbeidsmarkt. Je wilt mensen aan je organisatie binden. Een faciliterend roostersystem helpt daarbij.”

WORKFORCE MANAGEMENT EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.

WORKFORCE MANAGEMENTS EXPERTS

We durven ons gerust experts in workforce management te noemen en we weten ook wat er speelt in uw branche. Een passende oplossing voor u: dat is waar het ons om gaat. Ook als dat creativiteit vraagt. Met onze aanpak en innovatieve workforce management-oplossingen realiseert uw organisatie de juiste balans tussen klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en kostenefficiency.